| Con l’introduzione del RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, D.M. 4 aprile 2023, n. 59), le modalità di vidimazione del FIR cambiano progressivamente per favorire la completa digitalizzazione del processo. Il servizio ViViFir sarà gradualmente sostituito dalla piattaforma RENTRI, che renderà obbligatoria la vidimazione digitale per tutti i soggetti coinvolti.
Fino al 12 febbraio 2025, la vidimazione del FIR potrà essere effettuata tramite ViViFir o presso le Camere di Commercio. Dal 13 febbraio 2025 al 12 febbraio 2026, sarà obbligatorio utilizzare il sistema digitale, tramite un gestionale aziendale o i servizi offerti dal MASE attraverso RENTRI. Dal 13 febbraio 2026, il nuovo modello di FIR e la vidimazione digitale saranno completamente obbligatori per tutti. |
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La gestione dei rifiuti è una questione di crescente importanza per le aziende italiane, sia per motivi ambientali che normativi. Con l’evoluzione delle tecnologie digitali e l’introduzione di nuove normative, è diventato essenziale adottare strumenti innovativi per semplificare i processi amministrativi legati alla tracciabilità dei rifiuti.
Uno di questi strumenti è ViViFir, un sistema nato per facilitare la vidimazione dei formulari di identificazione dei rifiuti in modalità digitale.
ViViFir offre un’alternativa alla tradizionale vidimazione cartacea presso le Camere di Commercio. Questo sistema consente alle imprese di ridurre tempi e costi, migliorando al contempo l’efficienza operativa e garantendo un maggiore controllo nella gestione dei rifiuti.
Che cos’è il Vivifir?
ViViFir è l’acronimo di Vidimazione Virtuale del Formulario di Identificazione Rifiuti. Introdotto l’8 marzo 2021, questo sistema permette alle imprese di vidimare i formulari in modalità digitale, eliminando la necessità di recarsi fisicamente presso gli uffici delle Camere di Commercio, diventando pertanto un formulario online. Il suo principale obiettivo è quello di rendere più snello e meno oneroso il processo di vidimazione, garantendo al contempo la conformità normativa.
La differenza tra la vidimazione tradizionale e quella digitale risiede principalmente nella modalità di esecuzione. Nella procedura cartacea, il formulario deve essere acquistato in blocchi di fogli a ricalco prestampati e fisicamente presentato agli uffici competenti, dove viene timbrato e numerato manualmente, con notevoli perdite di tempo. Con ViViFir, invece, il numero identificativo viene generato automaticamente in formato digitale, insieme a un QR code che contiene tutte le informazioni necessarie. I formulari possono quindi essere stampati direttamente dall’impresa e utilizzati immediatamente.
| È importante sottolineare che ViViFir è una misura transitoria, destinata a essere sostituita dal Registro Elettronico Nazionale sulla Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI), previsto per diventare obbligatorio entro il 13 febbraio 2026 (L’implementazione del RENTri avverrà in fasi) . |
Il contesto normativo del ViViFir
La nascita di ViViFir si inserisce in un quadro normativo caratterizzato da un progressivo avvicinamento alla completa digitalizzazione della gestione dei rifiuti. La sua introduzione è stata regolamentata dall’articolo 193 del D.lgs. 152/2006, così come modificato dal D.lgs. 116/2020. La disciplina di riferimento prevede la possibilità di generare il formulario in formato digitale, identificato da un numero univoco e prodotto tramite applicazioni dedicate, come quelle disponibili sui portali delle Camere di Commercio.
A partire dall’8 marzo 2021, ViViFir è stato reso disponibile come alternativa alla vidimazione cartacea, senza però sostituirla completamente. Le aziende hanno così avuto il tempo necessario per familiarizzare con il nuovo sistema. Dal 13 febbraio 2025, sarà obbligatorio utilizzare esclusivamente modalità digitali per la vidimazione dei formulari rifiuti, attraverso software gestionali o il sistema RENTRI. Questa transizione segna un cambiamento significativo per tutte le imprese coinvolte nella gestione dei rifiuti.
Le normative attuali richiedono alle aziende di mantenere una documentazione accurata e aggiornata relativa alla produzione, trasporto e smaltimento dei rifiuti. Questo include l’utilizzo dei Formulari di Identificazione Rifiuti (FIR), che devono accompagnare i rifiuti durante tutto il loro percorso. L’obiettivo è garantire la tracciabilità completa e prevenire eventuali attività illecite.
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Come funziona il Vivifir?
Il processo di vidimazione digitale tramite ViViFir è semplice e intuitivo, pensato per adattarsi alle esigenze delle imprese di ogni dimensione. Per accedere al servizio, è necessario registrarsi sul portale dedicato (vivifir.ecocamere.it) utilizzando un’identità digitale come SPID, CIE o CNS. Durante la registrazione, il sistema verifica l’identità del rappresentante legale dell’azienda, garantendo che solo persone autorizzate possano utilizzare il servizio.
Una volta completata la registrazione, l’utente ha due opzioni per generare il numero identificativo univoco necessario per vidimare i formulari:
- Portale web: Attraverso l’accesso diretto al sito ViViFir, dove è possibile generare un modello PDF del formulario, completo di numero univoco e QR code. Questo modello può essere stampato in duplice copia e compilato manualmente.
- Software gestionale: Utilizzando un gestionale aziendale compatibile (come winwaste.net) , che comunica direttamente con il sistema ViViFir per ottenere i numeri identificativi univoci. In questo caso, i dati necessari vengono precompilati automaticamente, riducendo ulteriormente il carico di lavoro.
Il formulario vidimato digitalmente deve essere prodotto in due copie: una rimane al produttore dei rifiuti, mentre l’altra accompagna il carico fino all’impianto di destinazione. Qui, il destinatario firma per confermare la ricezione e conserva il documento, consegnando una copia ai soggetti coinvolti: o fisicamente, tramite fotocopia, o telematicamente tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).
Le tecnologie utilizzate da ViViFir includono l’integrazione con sistemi di identità digitale e l’uso di QR code per facilitare la tracciabilità del documento. Inoltre, il sistema è progettato per essere interoperabile con software gestionali avanzati, permettendo alle imprese di automatizzare molte delle operazioni legate alla gestione dei rifiuti.
Ad esempio, un’azienda che utilizza un gestionale compatibile può configurare il sistema in modo che la richiesta del numero univoco e la generazione del formulario avvengano automaticamente, senza intervento manuale. Questo non solo riduce il rischio di errori, ma permette anche di risparmiare tempo prezioso, particolarmente utile per le aziende con grandi volumi di rifiuti da gestire.
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Adottare ViViFir significa prepararsi al futuro della gestione dei rifiuti, un futuro in cui la digitalizzazione giocherà un ruolo chiave. Oltre a semplificare i processi, il sistema contribuisce a migliorare la sostenibilità ambientale, riducendo l’uso di carta e promuovendo una maggiore responsabilità nella tracciabilità dei rifiuti.
Guida pratica passo-passo per l’utilizzo del portale
Una volta registrati, gli utenti devono essere autorizzati a operare per conto dell’azienda. Questo passaggio garantisce che solo i rappresentanti legali o i delegati abbiano il permesso di utilizzare il sistema. Durante la registrazione, il portale verifica automaticamente la corrispondenza tra l’utente e l’impresa tramite il collegamento con il Registro delle Imprese.
- Registrazione: Collegarsi al portale ViViFir e selezionare l’opzione di accesso tramite identità digitale. Dopo l’autenticazione, completare i moduli richiesti per abilitare l’azienda all’utilizzo del sistema.
- Creazione di un blocco virtuale: Una volta autenticati, accedere alla sezione dedicata alla generazione di formulari. Creare un blocco virtuale, che permette di ottenere numeri identificativi univoci per i FIR.
- Generazione del formulario: Richiedere un numero univoco e scaricare il modello precompilato in formato PDF. Questo documento include un QR code che garantisce la tracciabilità e la conformità normativa.
- Stampa e utilizzo: Stampare il formulario in duplice copia su carta A4 comune. La prima copia viene conservata dal produttore dei rifiuti, mentre la seconda accompagna il carico fino alla destinazione.
- Gestione della documentazione: Al termine del trasporto, il destinatario firma il formulario e restituisce una copia completa all’azienda, o in forma di fotocopia o tramite Posta Elettronica Certificata (PEC).
Per semplificare ulteriormente queste operazioni e gestire in modo efficiente tutti gli aspetti legati ai rifiuti, Winwaste.net rappresenta la soluzione ideale: un software gestionale completo, conforme alle normative, che integra la generazione e la tracciabilità dei FIR, ottimizzando i tempi e riducendo al minimo gli errori. Scegliere Winwaste.net significa avere un alleato affidabile nella transizione digitale della gestione dei rifiuti.
Quante copie di Vivifir?
Il servizio Vi.Vi.Fir consente la produzione autonoma dei Formulari di Identificazione dei Rifiuti (FIR), eliminando la necessità di recarsi fisicamente presso gli sportelli delle Camere di Commercio per la vidimazione cartacea su moduli prestampati in quattro copie. Attraverso Vi.Vi.Fir, gli utenti possono generare formulari in formato PDF/A, uno standard internazionale conforme alla norma ISO 19005, che assicura la visualizzazione uniforme del documento nel tempo e su diverse piattaforme software.
Il formulario generato è contrassegnato da un numero identificativo univoco e da un QR code, che ne garantiscono l’autenticità e l’integrità. Una volta prodotto, il documento deve essere stampato in duplice copia su carta comune formato A4.
La prima copia è destinata al produttore del rifiuto, mentre la seconda accompagna il rifiuto durante il trasporto fino al destinatario finale. Il trasportatore, durante il trasporto, trattiene una fotocopia del formulario compilato. Al termine del processo, il destinatario completa il formulario con le informazioni relative all’accettazione e al peso del rifiuto ricevuto. A questo punto una copia del formulario aggiornato viene rilasciata al trasportatore mentre un’altra è trasmessa al produttore, preferibilmente tramite Posta Elettronica Certificata (PEC), quindi fungendo da “quarta copia del formulario rifiuti” che attesta l’avvenuta consegna e accettazione del rifiuto.
Questa procedura semplifica e digitalizza il processo di vidimazione dei FIR, mantenendo al contempo la conformità alle normative vigenti e garantendo una tracciabilità efficace dei rifiuti.
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Integrazione con software gestionali
Uno dei principali vantaggi di ViViFir è la possibilità di integrarlo con software gestionali aziendali, rendendo il processo di vidimazione ancora più efficiente. Questi strumenti consentono alle imprese di automatizzare operazioni complesse, come la compilazione dei dati, riducendo il rischio di errori e velocizzando le procedure amministrative.
I software gestionali compatibili con ViViFir possono comunicare direttamente con il portale per richiedere numeri identificativi univoci. Ad esempio, un gestionale può precompilare automaticamente i formulari utilizzando le anagrafiche di clienti e fornitori già salvate nel database aziendale.
Questa integrazione non solo migliora l’efficienza operativa, ma garantisce anche la conformità normativa in vista dell’introduzione obbligatoria del sistema RENTRI.
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Criticità e soluzioni del ViViFir
Una difficoltà è rappresentata dal fatto che i trasportatori possono utilizzare ViViFir per vidimare i formulari, a condizione che siano autorizzati dall’impresa o ente per cui operano. L’accesso al servizio richiede un’identità digitale (CNS, SPID o CIE) e l’indicazione dell’impresa o ente per conto del quale si intende operare.
Alcune aziende, inoltre, potrebbero incontrare ostacoli nell’integrazione di ViViFir con software gestionali già esistenti.
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Il futuro della vidimazione digitale e il ruolo del RENTRI
ViViFir rappresenta un ponte verso il futuro della gestione dei rifiuti in Italia, segnando il passaggio definitivo alla digitalizzazione. Con l’introduzione del Registro Elettronico Nazionale Tracciabilità Rifiuti (RENTRI), l’intero settore sarà trasformato, adottando un approccio completamente digitale.
Il sistema RENTRI integrerà tutte le operazioni di tracciabilità, dalla produzione al trattamento finale dei rifiuti, eliminando definitivamente la necessità di moduli cartacei. ViViFir ha svolto un ruolo cruciale nella preparazione delle aziende a questa transizione, offrendo loro un primo assaggio della gestione digitale.
Le aziende che iniziano ad adattarsi oggi saranno avvantaggiate, trovandosi pronte ad affrontare le nuove sfide del settore.
La gestione digitale dei rifiuti non è solo una necessità normativa, ma rappresenta un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali e promuovere la sostenibilità. Prepararsi oggi significa investire nel futuro, assicurandosi una posizione di vantaggio in un mercato in continua evoluzione.
