La gestione del Formulario di Identificazione Rifiuti (FIR) ha subito un’importante trasformazione con l’introduzione del Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti (RENTRI). Questo cambiamento si inserisce nel quadro di una più ampia digitalizzazione della documentazione ambientale, riducendo il rischio di errori e semplificando i controlli, cosa è cambiato riguardo la quarta copia formulario rifiuti?
In passato, il FIR era costituito da quattro copie cartacee, ognuna delle quali doveva essere compilata e restituita agli attori coinvolti nel trasporto e nello smaltimento dei rifiuti. Questo processo comportava diversi problemi:
- Tempi lunghi di gestione, con il rischio di ritardi nelle operazioni di tracciabilità.
- Smarrimento dei documenti, che poteva comportare sanzioni per il mancato rispetto degli obblighi normativi.
- Difficoltà di archiviazione e conservazione, con necessità di gestire ingenti volumi di documentazione cartacea.
Con l’entrata in vigore del RENTRI, la gestione dei rifiuti diventa progressivamente digitale, eliminando parte della documentazione cartacea e introducendo un sistema più sicuro ed efficiente.
Il RENTRI: cos’è e come funziona
Il RENTRI (Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti) è stato istituito dal Decreto Ministeriale 4 aprile 2023, n. 59 con l’obiettivo di:
- Digitalizzare la gestione dei rifiuti, semplificando la trasmissione dei dati.
- Garantire una maggiore trasparenza e tracciabilità, permettendo il monitoraggio in tempo reale.
- Ridurre gli illeciti ambientali, limitando il rischio di smaltimenti abusivi.
Grazie al RENTRI, il processo di registrazione e trasmissione dei dati sarà interamente gestito attraverso piattaforme digitali, eliminando la necessità di vidimazione cartacea e migliorando la conformità normativa delle imprese.
Soggetti obbligati all’iscrizione
L’obbligo di iscrizione al RENTRI riguarda diversi operatori del settore, tra cui:
- Produttori iniziali di rifiuti pericolosi.
- Imprese ed enti che trasportano rifiuti pericolosi e non pericolosi.
- Intermediari e commercianti senza detenzione.
- Impianti di trattamento rifiuti.
- Aziende con più di 50 dipendenti (dal 13 febbraio 2025).
Il processo di iscrizione avviene attraverso la piattaforma ufficiale del RENTRI, a cui si accede con SPID, CIE o CNS.
<<l Leggi anche: Che cos’è il RENTRI e come funziona? La Guida Completa alla Tracciabilità dei Rifiuti in Italia
Modifiche al formulario di identificazione dei rifiuti (FIR)
Dal 13 febbraio 2025, il FIR subirà modifiche significative. La principale novità è la riduzione del numero di copie da quattro a due. Il nuovo sistema prevede che:
- Una copia resti al produttore del rifiuto.
- Una copia sia conservata dal destinatario.
Il trasportatore provveda a trasmettere al produttore, e a tutti gli operatori coinvolti nelle diverse fasi del trasporto e riportati nel FIR, una riproduzione del FIR sottoscritto dal destinatarioQuesta modifica semplifica il processo, eliminando la necessità di gestire più copie cartacee e migliorando l’efficienza del flusso documentale.
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Vidimazione digitale: procedure e strumenti
Un altro cambiamento chiave riguarda la vidimazione del FIR, che non avverrà più tramite blocchi cartacei a ricalco, ma sarà digitale e certificata tramite il RENTRI.
La nuova procedura prevede che:
- Le aziende accedano al portale RENTRI per generare e compilare il formulario.
- Il documento venga vidimato digitalmente, eliminando la necessità di recarsi in Camera di Commercio.
- Il FIR sia disponibile in formato digitale e scaricabile, garantendo una gestione più sicura e rapida.
Questo passaggio rappresenta un’importante innovazione nel settore della gestione rifiuti, riducendo la burocrazia e aumentando la trasparenza nei processi di smaltimento.
<<l Leggi anche: Vivifir, cos’è e come funziona la vidimazione virtuale del formulario rifiuti
Quarta copia formulario rifiuti: cosa cambia
Dal 13 febbraio 2025, con l’introduzione del RENTRI, la quarta copia formulario rifiuti cartacea non sarà più necessaria. La gestione del formulario viene semplificata, riducendo i rischi legati al formato fisico.
Eliminazione della quarta copia formulario rifiuti cartacea
Dal 13 febbraio 2025, la quarta copia cartacea del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) non sarà più necessaria. Prima della modifica, il FIR era composto da quattro copie, di cui una doveva essere restituita al produttore dal destinatario dopo l’avvenuto smaltimento o recupero del rifiuto. Questo processo cartaceo, oltre a essere complesso, comportava diversi rischi:
- Tempi lunghi di restituzione della quarta copia formulario rifiuti al produttore, che potevano superare i tre mesi previsti dalla normativa, in caso contrario, il produttore doveva comunicare la mancata ricezione alle autorità competenti.
- Possibilità di smarrimento del documento, con conseguenti sanzioni per il produttore.
Difficoltà di archiviazione, specialmente per le aziende che trattano grandi volumi di rifiuti.
Gestione digitale e archiviazione della quarta copia formulario rifiuti
Con la piena operatività del sistema, quindi a partire dal 13 febbraio 2026 quando oltre ai registri di carico e scarico saranno completamente digitalizzati anche i FIR, i dati relativi alla movimentazione dei rifiuti saranno disponibili direttamente sulla piattaforma RENTRI. In questo modo:
- Il produttore potrà verificare lo stato del rifiuto in tempo reale.
- Non sarà più necessario attendere la restituzione della quarta copia formulario rifiuti.
- Tutti i documenti saranno archiviati digitalmente, riducendo i rischi legati alla conservazione cartacea.
Per le aziende, questo cambiamento rappresenta un vantaggio operativo significativo, eliminando la necessità di seguire manualmente la documentazione e migliorando la trasparenza del sistema.
Nota: già prima del RENTRI si poteva conservare elettronicamente la quarta copia formulario rifiuti.
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Scadenze e obblighi per le aziende
Tempistiche di adeguamento al RENTRI
L’introduzione del RENTRI avverrà in più fasi, con scadenze differenti a seconda della dimensione e della tipologia di impresa coinvolta.
Le principali date da ricordare sono:
- 15 dicembre 2024 → Apertura delle iscrizioni per le imprese con più di 50 dipendenti e i gestori di rifiuti
- 13 febbraio 2025 → Entrata in vigore dei nuovi modelli di registri di carico e scarico e FIR e tenuta digitale del registro per i soggetti iscritti al RENTRI.
- 13 febbraio 2026 → Obbligo di gestione digitale anche del FIR per tutti gli iscritti al RENTRI.
Le aziende dovrebbero verificare la propria posizione e adeguarsi alle nuove disposizioni entro le scadenze previste per evitare sanzioni e interruzioni operative.
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Procedure operative per l’adeguamento
Per adeguarsi alle nuove disposizioni, le aziende devono registrarsi al RENTRI seguendo alcuni passaggi:
- Accedere al portale ufficiale RENTRI e autenticarsi con SPID, CIE o CNS.
- Compilare il modulo di iscrizione, fornendo i dati aziendali e la tipologia di rifiuti gestiti.
- Effettuare il pagamento dei diritti di iscrizione, il cui importo varia in base alla dimensione dell’azienda.
- Scaricare e archiviare il certificato di iscrizione.
L’iscrizione permette di accedere alla piattaforma digitale, dove sarà possibile gestire il FIR in modo conforme alle nuove normative.
Strumenti necessari per la vidimazione digitale
Con il passaggio al FIR digitale, a partire dal 13 febbraio 2026,, le aziende dovranno dotarsi di strumenti adeguati per la gestione digitale del FIR. Questi includono:
- Un software compatibile con il RENTRI, per compilare e trasmettere il formulario.
- Firma digitale per autenticare i documenti.
- Un sistema di archiviazione digitale sicuro, per conservare la documentazione secondo le tempistiche previste dalla normativa.
Adottare questi strumenti consente di ottimizzare i processi interni, ridurre il rischio di errori e garantire la compliance normativa.
Vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei rifiuti
Adottare per tempo il nuovo sistema digitale significa non solo evitare penalità, ma anche migliorare la gestione aziendale, garantendo un flusso di lavoro più rapido, accessibile e sicuro.
Efficienza e trasparenza
La digitalizzazione del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) tramite il RENTRI introduce un sistema più efficiente e trasparente, riducendo le criticità legate alla gestione cartacea. Grazie all’archiviazione digitale e alla tracciabilità in tempo reale, si ottiene:
- Maggior controllo sui flussi dei rifiuti, grazie alla registrazione immediata di ogni movimento.
- Riduzione degli errori di compilazione, eliminando problemi di leggibilità o perdita di documenti.
- Monitoraggio costante da parte delle autorità competenti, rendendo più difficile eventuali irregolarità.
Un esempio concreto è la possibilità di verificare in qualsiasi momento, tramite la piattaforma RENTRI, lo stato della presa in carico, del trasporto e dello smaltimento del rifiuto, senza necessità di attendere la restituzione della quarta copia cartacea.
Riduzione degli errori e dei tempi di gestione
L’adozione della gestione digitale comporta un abbattimento dei tempi di registrazione e consultazione dei documenti. Tra i vantaggi principali:
- Eliminazione delle attese per la vidimazione del FIR, che non dovrà più essere timbrato in Camera di Commercio.
- Diminuzione delle attività amministrative manuali, grazie alla compilazione automatizzata dei dati.
- Migliore accesso alla documentazione, che sarà sempre disponibile online e non soggetta a deterioramento.
Le aziende possono così destinare meno risorse alla gestione burocratica dei rifiuti e concentrarsi su aspetti operativi più strategici.
Il nuovo sistema introdotto con il RENTRI modifica in modo sostanziale la gestione del Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR), eliminando la quarta copia cartacea e rendendo la vidimazione totalmente digitale già dal 13 febbraio 2025. I principali cambiamenti includono:
- Obbligo di iscrizione al RENTRI per le imprese coinvolte nella gestione dei rifiuti, con scadenze progressive fino al 2026.
- Nuovo format del FIR, con riduzione delle copie da quattro a due.
- Gestione e archiviazione digitale, con accesso immediato ai dati per tutti i soggetti interessati.
- Sanzioni per il mancato adeguamento, con multe fino a 15.000 euro.
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Importanza dell’adeguamento tempestivo
L’adeguamento al nuovo sistema rappresenta una necessità per tutte le imprese coinvolte nella gestione dei rifiuti. Per evitare sanzioni e problemi operativi, si dovrebbero adottare soluzioni digitali per la vidimazione e l’archiviazione della documentazione, monitorare le scadenze di iscrizione e formare il personale all’utilizzo del nuovo sistema.
Le imprese che si adeguano rapidamente al RENTRI possono semplificare le proprie operazioni, ridurre il rischio di errori amministrativi e migliorare la conformità normativa.
FAQ – Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) e RENTRI
1. Come si distribuivano le quattro copie formulario rifiuti prima del RENTRI?
Prima dell’introduzione del RENTRI, il Formulario di Identificazione dei Rifiuti (FIR) era composto da quattro copie cartacee, distribuite nel seguente modo:
- Prima copia: rimaneva al produttore del rifiuto al momento della consegna al trasportatore.
- Seconda copia: accompagnava il rifiuto fino all’impianto di destinazione ed era trattenuta dal trasportatore.
- Terza copia: veniva conservata dal destinatario finale dopo l’accettazione e il trattamento del rifiuto.
- Quarta copia formulario rifiuti: dopo il completamento delle operazioni di smaltimento o recupero, doveva essere restituita al produttore entro tre mesi.
2. Perché è stata eliminata la quarta copia formulario rifiuti?
L’eliminazione della quarta copia formulario rifiuti cartacea rientra nella digitalizzazione dei processi di gestione dei rifiuti introdotta dal RENTRI. Questo cambiamento semplifica il tracciamento dei rifiuti, evitando ritardi e riducendo il rischio di smarrimento della documentazione. Quando il RENTRI sarà a regime, i dati sulla movimentazione dei rifiuti sarannodisponibili direttamente sulla piattaforma, eliminando la necessità di ricevere una copia cartacea di conferma.
La digitalizzazione evita la necessità di attese fino a 3 mesi e denunce di mancata ricezione, come previsto dall’art. 188.
3. Il FIR sarà completamente digitale dal 13 febbraio 2025?
No, a partire dal 13 febbraio 2025, entreranno in vigore i nuovi modelli di FIR e registro cronologico di carico e scarico, ma per gli iscritti al RENTRI solo il registro andrà tenuto in modalità digitale. L’obbligo di gestione digitale completa, incluso il FIR, attraverso il RENTRI scatterà solo dal 13 febbraio 2026 per tutti i soggetti obbligati.
4. Quali sono le principali differenze tra vecchio e nuovo FIR?
Le principali differenze tra il vecchio e il nuovo FIR riguardano:
- Vidimazione: il vecchio FIR richiedeva vidimazione presso la Camera di Commercio, mentre il nuovo FIR sarà vidimato elettronicamente tramite RENTRI.
- Numero di copie: il vecchio FIR prevedeva quattro copie, mentre con il nuovo sistema ne saranno necessarie solo due, una per il produttore e una per il destinatario, mentre il trasportatore provvederà a consegnare una copia a tutti i soggetti coinvolti nella movimentazione.
6. Come funziona la vidimazione digitale del FIR con il RENTRI?
Con il sistema RENTRI, la vidimazione non sarà più effettuata in modo cartaceo, ma tramite la piattaforma digitale. Il processo prevede:
- Accesso al portale RENTRI tramite SPID, CIE o CNS.
- Generazione e compilazione digitale del FIR.
- Vidimazione automatica del documento, senza bisogno di recarsi alla Camera di Commercio.
- Archiviazione elettronica del FIR, accessibile per tutti i soggetti coinvolti.
